Vervoerders krijgen zelf toegang tot beschikbare tijdsloten via een zelfboekingsportaal dat je als warehouse of verlader voor hen openstelt. Ze loggen in met hun eigen credentials, zien alleen de sloten die jij beschikbaar stelt, en boeken direct zonder tussenkomst van een planner. Dit versnelt het planningsproces aanzienlijk en vermindert de hoeveelheid e-mail en telefoonverkeer tussen jou en je vervoerders. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over hoe dat in de praktijk werkt.
Wat hebben vervoerders nodig om tijdsloten te reserveren?
Om tijdsloten te reserveren hebben vervoerders een inlogaccount nodig voor het boekingsportaal, plus de juiste rechten om sloten te bekijken en te reserveren voor de docks die voor hen relevant zijn. Verder hebben ze basisinformatie nodig over de lading, zoals het type goederen, het aantal pallets of de verwachte laad- of lostijd.
In de praktijk betekent dit dat je als warehousemanager of planner eerst de vervoerder aanmaakt in het systeem. Je stelt in welke docks hij mag bekijken en welke tijdvensters voor hem beschikbaar zijn. De vervoerder ontvangt vervolgens een uitnodiging met inloggegevens en kan direct aan de slag. Er is geen uitgebreide training nodig: een goed ingericht portaal is intuïtief genoeg om zonder handleiding te gebruiken.
Belangrijk is ook dat je vooraf bepaalt welke informatie vervoerders moeten invullen bij een boeking. Denk aan het kenteken van de vrachtwagen, de naam van de chauffeur, of specifieke opmerkingen over de lading. Dit maakt de administratie aan jouw kant een stuk eenvoudiger.
Hoe werkt een zelfboekingsportaal voor tijdsloten?
Een zelfboekingsportaal voor tijdsloten is een digitale omgeving waar vervoerders zelfstandig een beschikbaar tijdvenster kiezen en bevestigen. Ze zien een kalender met openstaande slots, selecteren het gewenste moment, vullen de benodigde gegevens in en ontvangen direct een bevestiging. De planner hoeft hier niet meer handmatig tussen te zitten.
Het portaal werkt op basis van de instellingen die jij als beheerder hebt vastgelegd. Zo bepaal je hoeveel sloten per tijdvak beschikbaar zijn, hoe lang een tijdslot duurt en welke docks zichtbaar zijn voor welke vervoerder. Zodra een slot geboekt is, verdwijnt het automatisch uit de beschikbare opties voor anderen. Zo voorkom je dubbele boekingen en overlap op de laadkade.
De bevestiging gaat automatisch per e-mail naar de vervoerder. Wijzigingen of annuleringen worden eveneens automatisch gecommuniceerd, zodat iedereen altijd over actuele informatie beschikt. Dit maakt time slot management een stuk minder arbeidsintensief voor je planningsteam.
Welke dockplanning-instellingen bepalen welke sloten zichtbaar zijn?
Welke tijdsloten zichtbaar zijn voor een vervoerder hangt af van de instellingen die je per dock, per tijdvak en per vervoerder hebt geconfigureerd. Je bepaalt zelf de openingstijden van elk dock, het aantal beschikbare slots per uur en welke vervoerders toegang hebben tot welke docks.
Concrete instellingen die de zichtbaarheid van sloten bepalen zijn onder andere:
- Openingstijden per dock: buiten deze tijden zijn geen sloten beschikbaar, ook niet voor vervoerders met toegang.
- Dockstatus: docks die tijdelijk buiten gebruik zijn, worden niet getoond als boekbare optie.
- Slotduur: je stelt in hoe lang een tijdslot duurt, bijvoorbeeld 30 of 60 minuten, wat het aantal beschikbare slots per dag bepaalt.
- Vervoerdersrechten: je kunt per vervoerder instellen voor welke docks hij sloten mag bekijken en boeken.
- Maximale capaciteit per tijdvak: je bepaalt hoeveel voertuigen tegelijk kunnen laden of lossen op een bepaald dock.
Met deze instellingen houd je volledige controle over je dockbeheer, terwijl vervoerders toch zelfstandig kunnen plannen binnen de kaders die jij stelt.
Wat gebeurt er als een vervoerder een tijdslot wil wijzigen of annuleren?
Als een vervoerder een geboekt tijdslot wil wijzigen of annuleren, kan hij dit zelfstandig doen via het portaal, mits je dit als beheerder hebt toegestaan. Na de wijziging of annulering ontvangen alle betrokken partijen automatisch een e-mailnotificatie met de bijgewerkte informatie.
Je kunt als beheerder instellen hoeveel vrijheid vervoerders hierin hebben. Zo kun je een annuleringstermijn instellen: wijzigingen zijn dan alleen mogelijk tot een bepaald aantal uren voor het geplande tijdslot. Na die termijn moet de vervoerder contact opnemen met de planner. Dit beschermt je operatie tegen last-minute wijzigingen die de dockplanning verstoren.
Wanneer een slot vrijkomt door een annulering, wordt het automatisch weer beschikbaar gesteld voor andere vervoerders. Dit zorgt ervoor dat je laadkade zo optimaal mogelijk benut wordt, zonder dat je handmatig hoeft bij te houden welke plekken nog vrij zijn.
Hoe ontvangen chauffeurs hun dockinformatie op de dag zelf?
Chauffeurs ontvangen hun dockinformatie op de dag zelf via een automatisch sms-bericht, dat één uur voor het geplande tijdslot wordt verstuurd. Dit bericht bevat de relevante dockinformatie, zoals het docknummer en eventuele instructies, en biedt de chauffeur de mogelijkheid om een vertraging door te geven in zijn eigen taal.
Dit is een belangrijk voordeel ten opzichte van traditionele planningsprocessen, waarbij chauffeurs afhankelijk zijn van papieren documenten of telefoontjes met de planner. De sms-notificatie zorgt ervoor dat de chauffeur altijd actuele informatie heeft, ook als er last-minute wijzigingen zijn doorgevoerd in de planning.
Voor de warehousemanager biedt dit realtime inzicht in de verwachte aankomsttijden. Als een chauffeur een vertraging doorgeeft, kan de planner de dockplanning direct aanpassen om wachttijden en opstoppingen op de laadkade te voorkomen. Zo verloopt de dagelijkse operatie soepeler voor iedereen.
Welke systemen kunnen worden gekoppeld aan het tijdslotbeheer?
Tijdslotbeheer kan worden gekoppeld aan bestaande systemen zoals een CRM, een transportmanagementsysteem (TMS) of systemen die ADR-informatie over gevaarlijke goederen bevatten. Door deze integraties stroomt relevante data automatisch door naar het dockplanningssysteem, zonder dat planners gegevens dubbel hoeven in te voeren.
Relevante koppelingen die waarde toevoegen aan je laaddockplanning zijn:
- CRM-systemen: vervoerdersgegevens worden automatisch gesynchroniseerd, zodat je altijd een actueel overzicht hebt van je vaste partners.
- ADR-systemen: informatie over gevaarlijke goederen wordt direct zichtbaar bij de boeking, zodat dockers en planners weten welke veiligheidsmaatregelen nodig zijn.
- TMS-systemen: transportorders kunnen direct worden vertaald naar tijdslotboekingen, wat dubbel werk elimineert.
- ERP-systemen: voorraad- en orderinformatie helpt bij het prioriteren van inkomende en uitgaande stromen.
De mogelijkheid om integraties te bouwen is een bewuste keuze: elke logistieke omgeving is anders, en een dockbeheer-SaaS-oplossing wordt pas echt krachtig als die aansluit op de systemen die je al gebruikt.
Hoe Dockloader helpt om vervoerders zelf toegang te geven
Wij hebben Dockloader ontwikkeld om precies dit proces zo eenvoudig mogelijk te maken. Met ons platform geef je vervoerders directe toegang tot beschikbare tijdsloten, zonder dat je planners elke boeking handmatig hoeven te verwerken. Dit is wat Dockloader concreet voor je doet:
- Vervoerders beheren en rechten instellen per dock en tijdvak
- Tijdsloten configureren via een intuïtieve drag-and-dropkalender
- Automatische e-mailbevestigingen versturen bij boekingen, wijzigingen en annuleringen
- Chauffeurs informeren via sms, één uur voor hun tijdslot, in hun eigen taal
- Docks tijdelijk buiten gebruik zetten zonder de hele planning te verstoren
- Integraties bouwen met bestaande systemen zoals CRM, TMS of ADR-databases
Wil je zien hoe dit er in de praktijk uitziet voor jouw laaddockplanning? Neem contact met ons op en we laten je zien hoe Dockloader werkt.