Je koppelt een ordernummer aan een kenteken door bij het aanmaken of bewerken van een tijdslotreservering beide velden in te vullen in je dockplanningssysteem. Het ordernummer identificeert de lading, het kenteken identificeert het voertuig dat de lading brengt of ophaalt. Samen zorgen ze voor een volledige match tussen administratie en fysieke aankomst op het dock.
Deze koppeling is nuttig voor ieder bedrijf dat meerdere leveringen per dag verwerkt en grip wil houden op welk voertuig bij welke order hoort. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over hoe dit werkt in de praktijk.
Waarom is een kenteken nodig bij een tijdslotreservering?
Een kenteken is nodig bij een tijdslotreservering omdat het de enige unieke identificatie is van het fysieke voertuig dat op het dock verschijnt. Zonder kenteken weet je wel wat er geleverd wordt via het ordernummer, maar niet welk voertuig je kunt verwachten. Dit maakt poortwachter- en dockcontrole onmogelijk.
In drukke distributiecentra komen meerdere vrachtwagens tegelijkertijd aan. Wanneer een chauffeur zich meldt, wil je direct kunnen verifiëren of dit voertuig een geldig tijdslot heeft en bij welke order het hoort. Het kenteken fungeert daarbij als de schakel tussen de planning en de werkelijkheid op de laadvloer.
Daarnaast speelt veiligheid een rol. Door kentekens te registreren weet je altijd welke voertuigen zich op het terrein bevinden. Dit is relevant bij incidenten, maar ook voor naleving van veiligheidsprotocollen rondom gevaarlijke goederen of toegangsrestricties.
Hoe koppel je een ordernummer aan een kenteken in een dockplanningssysteem?
Je koppelt een ordernummer aan een kenteken door bij het aanmaken van een tijdslot beide gegevens in te voeren in het reserveringsformulier van je dockplanningssoftware. De meeste systemen bieden hiervoor aparte invoervelden aan. Zodra je beide velden invult en de boeking bevestigt, zijn het ordernummer en het kenteken aan elkaar gekoppeld in de planning.
In de praktijk verloopt dit proces als volgt:
- Maak een nieuw tijdslot aan via de kalenderinterface van je dockplanningssysteem.
- Vul het ordernummer in dat overeenkomt met de te verwerken lading of levering.
- Voeg het kenteken toe van het voertuig dat de order brengt of ophaalt.
- Bevestig de boeking. Het systeem slaat de koppeling op en stuurt automatisch een bevestiging naar de vervoerder.
- Bij aankomst controleert de poortwachter of het kenteken overeenkomt met het geboekte tijdslot en de bijbehorende order.
Sommige dockplanningssystemen bieden ook de mogelijkheid om kentekens te importeren vanuit een koppeling met een extern systeem, zoals een TMS of CRM. Dit bespaart handmatig invoerwerk en verkleint de kans op typefouten bij het registreren van kentekengegevens.
Wat gebeurt er als het kenteken wijzigt na de boeking?
Als het kenteken wijzigt na de boeking, moet je de bestaande reservering aanpassen in het dockplanningssysteem. Je vervangt het oude kenteken door het nieuwe, waarna het systeem de bijgewerkte informatie opslaat. Zolang het tijdslot en het ordernummer ongewijzigd blijven, heeft de kentekenwijziging geen invloed op de rest van de planning.
Kentekenwijzigingen komen regelmatig voor, bijvoorbeeld wanneer een vervoerder een ander voertuig inzet door pech of een planningswijziging aan hun kant. Een goed dockplanningssysteem maakt het eenvoudig om dit soort last-minute aanpassingen door te voeren zonder de hele boeking opnieuw te moeten aanmaken.
Wanneer de wijziging is opgeslagen, is het nuttig om een automatische notificatie te versturen naar de betrokken partijen, zodat de poortwachter en het dockteam op de hoogte zijn van het nieuwe kenteken. Zo voorkom je verwarring bij aankomst en blijft de dockafhandeling soepel verlopen.
Kan één ordernummer aan meerdere kentekens worden gekoppeld?
Ja, één ordernummer kan aan meerdere kentekens worden gekoppeld wanneer een order over meerdere voertuigen wordt verspreid. In dat geval maak je voor elk voertuig een apart tijdslot aan met hetzelfde ordernummer maar een ander kenteken. Elk tijdslot vertegenwoordigt dan een afzonderlijke vrachtwagen die een deel van de order vervoert.
Dit scenario komt voor bij grote leveringen die niet in één vrachtwagen passen, of bij gespreide levering over meerdere dagen. Door per voertuig een eigen tijdslot aan te maken met hetzelfde ordernummer, blijft de koppeling tussen lading en voertuig altijd traceerbaar, ook als de voertuigen op verschillende tijdstippen arriveren.
Omgekeerd is het ook mogelijk dat één kenteken op één dag meerdere orders aflevert. In dat geval krijgt elk tijdslot een eigen ordernummer, maar staat hetzelfde kenteken geregistreerd. Het dockplanningssysteem houdt de tijdsloten gescheiden, zodat er geen overlap ontstaat en elk dockmoment correct wordt bijgehouden.
Hoe helpt de koppeling van ordernummer en kenteken bij de dockafhandeling?
De koppeling van ordernummer en kenteken helpt bij de dockafhandeling doordat het dockteam bij aankomst van een voertuig direct alle relevante informatie beschikbaar heeft: welke order het betreft, welk dock is toegewezen en wat het verwachte tijdslot is. Dit versnelt de verwerking en vermindert wachttijden aan het dock aanzienlijk.
Zonder deze koppeling moeten medewerkers bij elke aankomst handmatig opzoeken bij welke order een voertuig hoort. Dit kost tijd en vergroot de kans op fouten, zeker in drukke periodes. Met een correcte koppeling in je dockplanningssoftware verloopt de identificatie en toewijzing automatisch.
Daarnaast biedt de koppeling voordelen voor de administratieve afhandeling achteraf. Je kunt precies zien welk voertuig wanneer heeft gelost of geladen, welke orders zijn verwerkt en of er afwijkingen waren ten opzichte van de planning. Deze informatie is nuttig voor rapportages, klantcommunicatie en het optimaliseren van toekomstige planningen.
Hoe Dockloader helpt met ordernummer- en kentekenkoppeling
Met onze dockplanningssoftware maak je het koppelen van ordernummers aan kentekens eenvoudig en overzichtelijk. Dockloader is gebouwd voor logistieke teams die dagelijks meerdere leveringen verwerken en behoefte hebben aan een heldere, betrouwbare planning zonder onnodige complexiteit.
Dit is wat je met ons platform kunt doen:
- Tijdsloten aanmaken met gekoppeld ordernummer en kenteken via een intuïtieve drag-and-dropkalender.
- Kentekenwijzigingen doorvoeren zonder de volledige boeking opnieuw te moeten aanmaken.
- Automatische notificaties versturen naar vervoerders bij bevestigingen of wijzigingen, inclusief dockinformatie via sms.
- Meerdere tijdsloten beheren voor orders die over meerdere voertuigen zijn verspreid.
- Koppelen met bestaande systemen zoals een TMS of CRM, zodat kentekengegevens automatisch worden ingeladen.
Wil je zien hoe Dockloader jouw dockplanning concreet verbetert? Neem contact met ons op voor een demo of meer informatie.